ワークフローでワークスタイルの未来を切り拓く
株式会社コラボスタイルは、オフィスワークを効率化するクラウドワークフローサービス「コラボフロー」の開発・販売をおこなっている会社です。
コラボスタイルの定義によると、「ワークフロー」とは業務を円滑に進めるために「誰が・いつ・どんな判断を下し・どんな作業をするのか」を整理したものだ。現状、多くの企業や組織では紙の申請書や手配書を中心としたワークフローが用いられているが、紙によるワークフローは現在のビジネススタイルにマッチしているとは言えない。
「コラボフロー」は、業務の効率化や意思決定のスピードUP、ペーパーレスによるコストカットなど、さまざまなメリットを職場にもたらす。さらに、職場がより働きやすくなることで、働く人のストレス軽減にも貢献する。新型コロナウィルスの感染拡大にともなうリモートワークのニーズ増加にも、強力な解の一つとなるに違いない。
「コラボフロー」という商品名は、コラボレーション（collaboration）に由来する。協力、連携、共同作業といった意味があるが、時には、複数の立場や人が関わりながら何かをつくり上げ、「新たな付加価値を創出する」という意味を持つこともある。ある意味、日本語の「和」に似たニュアンスを持つと言えるだろう。「コラボスタイル」という社名も、コラボレーション×スタイルを組み合わせたものだ。
ワークフローでワークスタイルの未来を切り拓くことを理念に、「コラボフロー」のユーザー企業同士でさまざまなコラボレーション企画が自然に立ち上がっていくような、新しいビジネスの潤滑剤、起爆剤となるプロダクトづくり、サービス開発を、同社は目指している。
クラウドワークフローサービス「コラボフロー」を提供している。
社名にもある通り、同社では「協調」や「和」といったキーワードを大切にしている。
直感的な操作性で使い手を選ばず、作成・メンテナンスも超シンプル
「コラボフロー」は、社内のワークフローシステムを簡単に作成できるツールだ。申請フォームはExcelファイルから、またはWebから作成でき、特別な知識や専用ツールは必要ない。操作は画面上のボタンを押すだけ。Excelファイルからの場合は、設定されたセル区切りや罫線、テキスト色などがそのまま反映される。
承認経路は、「人」と「連携パーツ」をパズル感覚で配置する。フォームレイアウトの追加・修正も自由自在だ。更新の際に設定済みの入力項目情報は、更新後もそのまま引き継がれる。更新はバージョン管理され、運用反映のタイミングを管理することも簡単だ。
「コラボフロー」は「連携パーツ」を使って、外部システムと連携できる。2020年4月現在、kintone、サイボウズOffice、Garoon、Office365、Microsoft SQL Serverなどと連携可能。外部システムとの連携により、散在するさまざまなデータを有効活用できるようになるほか、クラウド契約なら1名単位で契約できるため、数名単位で試験運用し徐々に利用数を増やしていく、といった柔軟な運用が可能だ。
具体的な活用事例を紹介しよう。Eコマース事業を展開するBEENOS株式会社のケースでは、kintoneとのデータ連携により契約書管理業務を電子化し、管理コストを半分以下に削減した。汎用性やメンテナンスの容易さ、カスタマイズ開発への対応も「コラボフロー」選定の大きな理由となった。
学校法人追手門学院のケースでは、8製品を比較検討し3製品でコンペを実施し、最終的に「コラボフロー」を採択した。決め手となったのはExcelファイルから帳票をつくれる点、メンテナンスが容易な点、Garoonと連携している点、学校法人の個別的な要望に柔軟に対応できる点だったという。
コラボスタイルの今後の展望としては、「ワークフロー」というカテゴリーから一歩踏み出し、「チームナビゲーション」という新しいカテゴリーを切り拓いていく。仕事上の「申請・承認」だけでなく、さまざまな組織が仕事のバトンを渡しあえる、そんなツールの開発を進めていく。
ユーザーの使いやすさにこだわり、様々な工夫も。活用事例も順調に増加中だ。
今後は「チームナビゲーション」というカテゴリーで新たなツール開発を進めていく。
それぞれの社員が、職場環境の改善に積極的に取り組んでいく風土
2020年12月時点の従業員数は30名ほどで、名古屋に本社を置きながら全国に分かれて仕事をしている。もともとリモートワーク中心のワークスタイルだったが、新型コロナウィルスの感染拡大を受け、2020年3月30日から完全にリモートワークとなった（一部、例外対応あり）。創業当初からSkypeやZoomなどを使って社内ミーティングをしており、さまざまな背景を持つ社員にあわせ、多様な働き方ができる環境だ。
コラボスタイルは申請や承認のシステムをつくっている会社だが、リモートワークに関しては申請制ではない。「申請制にすると敷居が高くなり利用しにくくなる」というのがその理由だ。コラボスタイルでは「仕事の8割はさほど重要ではない」というポリシーに基づき、8割の「さほど重要ではない」業務を徹底的に効率化し、大切な2割に労力をかけることを大切にしている。
評価は「成果主義」に基づくが、まだまだ試行錯誤を繰り返している段階にあり、現状ではアウトプットもプロセスもどちらも重視する。また、働く時間は一切、評価の対象にはならない。コラボスタイルの場合、10の時間がかかるものを3の時間で完遂したメンバーが評価される。時間で評価すると、効率が二の次になってしまうからだ。
コラボスタイルは、「徹底的に日本の企業文化に馴染んだワークフローを追求する」メーカーだ。代表取締役を務める松本洋介氏自身も、バーテンダーとして過酷な勤務環境で働いていたことがあり、その経験が製品開発の方向性にも現れている。
「コラボフロー」を通して、さまざまなシステム同士がコラボレーションできるようになるのはもちろん、社内・社外など、あらゆる人/場所/業務がコラボレーションできるようにする。変なルールがあって長時間勤務を強いられ、ストレスがたまる――、そんな世の中を変え、新しい「仕事のすすめかた」を提唱していくというのだ。興味がある人はぜひ話を聞いてみてはいかがだろうか。
同社では「成果主義」に基づいた評価が実施されているという。
リモートワークも可能だが、おしゃれで居心地の良いオフィスも用意。多様な働き方ができる環境だ。
